Vanliga frågor och svar

Här hittar ni vanliga frågor och deras svar – för er som söker leaderstöd och för er som driver ett leaderprojekt.
Återstår någon fråga efter att ni läst på denna sida? Kontakta oss då på verksamhetskontoret

Även Jordbruksverket har en sida som svarar på många frågor. Om du inte hittar din fråga här nedan och föredrar att läsa på Jordbruksverkets sida, vänligen klicka här

Frågor kring att söka leaderstöd

Kan jag söka stöd?

Enkelt sagt kan alla utom privatpersoner söka stöd hos Leader. Har du ett organisationsnummer är det helt enkelt möjligt.
Leadermetoden bygger på tre sektorer – ideell, privat och offentlig sektor. 

Det bygger också på samverkan – att minst två sektorer arbetar tillsammans i projekten. Det betyder att är du en förening, behöver du hitta samarbete hos antingen det privata näringslivet eller en offentlig aktör, så som kommun, region, länsstyrelse eller liknande.

Vad kan vi söka medel för?

De kostnader som kan ingå i ett projekt är lön, köpt tjänst, investeringar, indirekta kostnader (till exempel lokalhyra, kostnader för ekonomiavdelning) samt övriga kostnader vilket är aktiviteter som leder projektet framåt mot de mål projektet ska uppnå.
Alla kostnader kommer att rimlighetsbedömas, vilket betyder att det behöver finnas en tydlig koppling mellan utgiften och projektets mål, samt till att Idérikets strategi gentemote landsbygdsutveckling i Umeåregionen uppfylls.
Medel ges inte för förvaltande, underhåll eller löpande kostnader.

Finns det något maxtak för budget?

I dagsläget har styrelsen inte satt något maxtak för projektbudget gällande ideella föreningar.
Enligt Jordbruksverkets regelverk kopplat till projektstöd till företag, kan projekt som endast gynnar enstaka kommersiella verksamheter endast ges 200.000 kr i projektstöd.
Det viktiga är att stöden ni söker är utifrån de behov ni ser för er idé och för att projektet ska lyckas, och att detta bidrar till att uppfylla leaderstrategin för Umeåregionen.
Med andra ord; Har ni identifierat ett konkret utvecklingsbehov och lösning på problemet, så pratar vi gärna ihop oss med er för att hitta vad som är rimligt att söka och för vad – på så sätt kan vi tillsammans komma fram till rätt budget för just er!
 

 

Hur stor procent av budget kan sökas för och vad är likviditet?

Ekonomi och budget
Idériket Umeåregionen 2030 finansierar mellan 40-90% av er projektidé, beroende på hur er budget ser ut, om det är en företagsidé, kommunaltprojekt eller ideell sektor. Ibland är det svårt att veta vad ens idé går under för kategori, och då får ni gärna höra av er till verksamhetskontoret så funderar vi tillsammans.

Övrig procentsats i er budget behöver ni helt enkelt ha medfinansierat. Det kan göras på flera olika sätt! Se till att ni på något sätt kan visa på att ni kommer att kunna hantera sökta medel och att ni tänkt till kring hanteringen av pengar.
Exempel.
Söker ni ett projektstöd på 100 000, kommer ni av oss kunna få 90 000 kr. 10 000 kr behöver ni kunna visa på att ni har själva. Ni måste även kunna visa på att ni kan ligga ut med kostnader som motsvarar 4 månader av ert projekts kostnader, vilket kalas för likviditet.

Hur mycket behöver vara ideell tid?

Ideell tid om det skulle räknas som pengar
En av de kravställningar som kommer fram i intresseanmälan, är att ni behöver kunna visa på att ni kommer att lägga minst 10% i ideell tid.
Den ideella timkostnaden för personer över 16 år är 340kr/h. Timersättning för personer mellan 13-15 år är 77 kr/h.

Ett räkneexempel då är återigen att om ni söker för ett projekt med 100 000 kr i budget, behöver ni kunna visa på att 10 000 kr kan omräknas i ideell tid. Det motsvarar ca 30h.

Hur lång tid tar det från idé till start av projekt?

Detta är en riktigt klurig fråga att besvara då det är helt olika beroende på många olika saker.

Processen är att ni får en idé. Hur långt ni tagit er idé innan in kontaktar verksamhetskontoret, påverkar hur mycket vi behöver arbeta tillsammans innan det är dags att lämna in intresseanmälan.
Ett par gånger om året stängs möjligheten att lämna in en intresseanmälan för att komma med i den aktuella projekthanteringen. På hemsidan framgår det när nästa datum för inlämning är planerad.

Alla intresseanmälningar diskuteras av styrelsen vid avslutad period, och med hjälp av deras återkoppling arbetar ni vidare med er projektidé. Om er idé identifierats som ett möjligt leaderprojekt, tar ni hjälp av verksamhetskontoret för att få ihop en utförlig ansökan. När verksamhetskontoret ser att den är klar, skickar ni in den via Jordbruksverkets e-tjänst. Styrelsen går då till beslut om projektet blir beviljat.

Nästa steg är att Jordbruksverket ser över ansökan och tar ett formellt beslut för er projektansökan. Hur lång tid det tar mellan att styrelsen beviljat ert projekt och när Jordbruksverket tagit ett formellt beslut, kan variera i tid. Kanske behöver det kompletteras saker, eller kanske har Jordbruksverket ett högt tryck just då. Oavsett brukar det ta cirka 3 – 5 månader mellan styrelsens beslut och Jordbruksverkets beslut. 
Från det att styrelsen tagit ett beslut att bevilja ett projekt, får kostnader tas för projektet. Dock sker det på egen risk i och med att det är Jordbruksverkets beslut som är det faktiska beslutet och att det därför fortfarande finns en risk att projektet inte beviljas.

Var går gränsen för Umeåregionens landsbygder?

Enligt EUs definition på landsbygd, är det orter där färre än 20.000 personer är skrivna. Det betyder för vår del att hela Umeåregionen (Bjurholm, Nordmaling, Robertsfors, Umeå, Vindeln och Vännäs) förutom Umeå stad, räknas som landsbygder.

Gränsen för var Umeå stad går är lite svårare att svara på, då det är utifrån regionala statistikområden. Dessutom går det att driva projekt var som helst ifrån, så länge nyttan blir på landsbygderna i Umeåregionen. Det betyder att om initiativet utgår från ett företag/ organisation/ förening eller liknande i Umeå stad, men där allmännyttan sker på våra landsbygder – ja då kan det vara ett leaderprojekt.

Har du en projektidé och behöver få platsen bedömd? Hör av dig till verksamhetskontoret så hjälper vi dig vidare

När ett projekt är igång

Betalningsbevis - Vad är det?

Betalningsbevis är ett utdrag som visar vilka ubetalningar ni haft från er projektägares konto och till vem pengarna gått. Kolla på er internetbank, där brukar det gå att ladda ner.

 

Vilka administrativa delar ska vi vara beredda på?

Jordbruksverket godkänner ert projekt genom att formellt ta ett beslut och sedan skickar de ut ett startbesked. I det startbeskedet framgår en hel del information om vad som förväntas av er och vilka krav de ställer på ert projekt och dokumentation med mera. Här har vi radat upp några av de viktigaste sakerna:

  • Särredovisning. Ert projekts medel, intäkter och utgifter får inte blandas ihop med övriga medel som ni har i er verksamhet. Se till att att ha ett eget kostnadsställe med egna projektnummer där det framgår vad som är projektets budget och hur dessa har använts. Ni ska kunna visa på i bokföringen att projektet haft egna kostnadsställen. 
  • Kommunikation. EUs logga ska alltid vara närvarande och med vissa specifika krav när ni på olika sätt informerar eller kommunicerar om ert projekt/investering. Allt detta framgår även på Jordbruksverkets hemsida. Kom ihåg! Vid felaktigt användande av EUs logga kan ni få avdrag rent ekonomiskt i efterhand.
  • Vad ni ska göra om ni inte kan uppfylla syfte och mål med projektet.
  • Hur LOU (Lagen om Offentlig Upphandling) påverkar ert projekt. Läs gärna mer om det här 
  • Hur länge ni ska behålla investeringar som köpts genom projektet: Minst 5 år efter slututbetalning.

Kom ihåg! Alla betalningar kan ansökas om först i efterhand! Se därför till att ha en god ekonomisk bild redan innan projektet startar, och ha en plan för när ni ska ansöka om utbetalningar för era utgifter kontinuerligt. Samla alla fakturor och bevis på utbetalningar på en och samma plats, för att lätt få en överblick när det är dags att skicka in dessa. 

När kommer vi att få pengar utbetalda?

Medel betalas ut i efterskott. Det betyder att ni kontinuerligt kommer att behöva ansöka om utbetalningar på de utgifter ni haft.
Viktigt att lägga på minnet är att detta ska ansökas om från Jordbruksverket, som sedan ska handlägga er ansökan om utbetalning. Det kan ta 3-5 månader, och därför är det viktigt att ha en plan för hur er budget ska hålla och vara stark nog att klara perioder utan direkt utbetalning av era utgifter. 
Kom ihåg! De sista 20% av det sökta beloppet betalas inte ut förrän ni har slutredovisat! Så även denna del behöver finnas i åtankte som buffert eller plan för att klara. 

Tips! När ni fått ert startbesked från Jordbruksverket, ansök om förskottsutbetalning. Detta gäller alla förutom offentliga aktörer

 

Får vi ut ett förskott?

Ja! Det går att få ut en förskottsbetalning på det stöd ni ansökt om. Denna ansökan går att göra så snart ni fått ert startbesked från Jordbruksverket. Detta gäller alla förutom offentlig sektor.

Förskottet beror på vad för summa Jordbruksverket har beslutat för er, och den finns under ”projektstödsdelen”. Det är endast den statliga delen av Jordbruksverkets finansiering ni kan få ut i förskott, och den är på ca 17% av ert totala projektstöd, dock ligger det ett tak på 250 000 kronor.

Förskottet är en del av ert beviljade stöd och ska därför redoisas med utgifter i samband med ansökan om del- och utbetalning.

Ni ansöker om förskott via Jordbruksverkets e-tjänster.

 

Särredovisning - vad är det?

Särredovisning betyder att ni i er bokföring på ett tydligt och överskådligt sätt ska kunna visa vilka utgifter och intäkter hör till projektet i förhållande till er övriga verksamhet. Den separata redovisningen ska skickas in med varje ny ansökan om utbetalning och avse den period ni söker utbetalning för. Exempel på metoder för särredovisning är:

  • Projektkod, resultatenhet eller kostnadsställe i organisationens bokföring
  • Ett eller flera bokföringskonton som är särskilt avsedda för projektet eller investeringen. Dessa konton ska vara märkta med ett specifikt namn eller nummer. Konton får omfatta andra utgiftsposter än de som redovisats i ansökan om utbetalning, förutsatt att dessa tillhör projektet.

 

Vad gör vi om vårt projekt ändras under arbetets gång?

Om något ändras under arbetets gång med projektet, är det viktigt att ni snabbt tar kontakt med oss på leaderkontoret Idériket Umeåregionen 2030. Ni behöver nämligen då ansöka om ändring av ert beslut om stöd till Jordbruksverket. 
Ändringar kan vara saker som

  • Ändring av syfte och/eller mål
  • Slutdatum för projektet
  • Budgetändringar
  • Finansieringsplan med mindre pengar in/mer pengar in
  • Något annat som väsentligt ändrar projektets karaktär

Detta ändras genom en blankett till leaderkontoret. 
Om ni inte gör ändringsansökan och ändå redovisar utgifter eller genomför aktiviteter som inte framgått i ert beslut om stöd, kan Jordbruksverket ta beslut om att ge er avdrag. Därför är det viktigt att dessa ändringar är godkända innan utgifterna eller aktiviteterna genomförs.
Om leaderkontoret eller Jordbruksverket beviljat er ansökan om ändring, gäller ändringen från den dag er ansökan för ändring kom in till leaderkontoret. 

Hur funkar det med ideella timmar?

Projekt kräver en medverkan av ideellt engagemang.  Måttstock är att det ska vara minst 10% av projektets budget och man räknar då 340 kr per ideell timme. Många gånger engagerar leaderprojekt dock betydligt mer än så. Exempel: totalbudget 500 000 kr. 10 % av 500 000 = 50 000 kr. 50 000 kr / 340 kr/timme = 147 timmar. Projektet bör då ha aktiviteter som omfattar minst 147 timmar.

Tänk på att ideella timmar inte räknas som medfinansiering, utan att det är timmarna ni lägger ner i projektet utöver er egen finansiella medfinansiering i projektet. Det ideella arbetet syftar till att visa vilket engagemang ni skapat i er bygd genom ert projekt.

 

Vilka krav finns kring EUs logga?

Det finns en del regler kring hur ni behöver använda EUs logga när ni informerar eller kommunicerar kring ert projekt/investering. Se aktuell information på Jordbruksverkets hemsida, där ni också kan ladda ner rätt logotyp.
Kom ihåg! Om en inte använder loggan korrekt kan det ge avdrag framöver, så det är värt att lägga lite tid på att se till att göra rätt. Blir du osäker? Kontakta oss på leaderkontoret så hjälps vi åt att tänka. 

Du får väldigt gärna även använda Idériket Umeåregionens logga! Och vi vill gärna använda din. Låt oss skryta om varandra! Hör av dig så får du tillgång till våra loggor i det format du behöver. 

När ni annonserar på sociala media för projektet finns det också särskilda krav kring användning av loggor. Ta kontakt med leaderkontoret innan du gör en annons!

Hur undviker vi avdrag?

Om en inte följer riktlinjer, beslut och regler kan projektgenomförare riskera avdrag på budget som sanktion.
Här kommer några tips på hur ni kan undvika avdrag.

  • Skicka in ansökan om utbetalning i tid
  • Skicka in ansökan om delutbetalning ofta, för att lära ofta och ha små risker
  • Betala utgifterna i tid
  • Redovisa bara utgifter som kan kopplas till projektets aktiviteter
  • Använd EU-logotyp enligt beslutet om stöd
  • Ha koll på tillstånd och separat redovisning
  • Kontakta oss på verksamhetskontoret för att tillsammans gå igenom er ansökan innan den skickas in till Jordbruksverket

Digital infoträff

15 maj genomförde vi en digital infoträff.
Vi spelade in den träffen, och här bredvid kan du se den i sin helhet!